Przede wszystkim: zadbaj o dobre meble
Zanim ustalimy, gdzie powinna stanąć szafa na dokumenty, warto wybrać odpowiedni mebel. Odradzamy typowe, biurowe regały, a już na pewno te otwarte, bez drzwi. Może mieć do nich dostęp każdy, co przekłada się na problem z ich zabezpieczeniem. Dobrym rozwiązaniem będzie szafka metalowa na dokumenty z zamknięciem na klucz lub kłódkę. Taki mebel trudno jest sforsować, jest dodatkowo wytrzymały i chroni swoją zawartość. Metal jest łatwy do utrzymania w czystości, a warstwa farby proszkowej wysokiej jakości sprawia, że może być też ciekawym elementem dekoracyjnym, nadającym pomieszczeniu światła, barwy i stylu.
Gdzie potrzebna jest szafka na dokumenty?
Może się okazać, że w Twojej firmie potrzebna jest więcej niż jedna szafka metalowa na dokumenty. Tego typu meble mogą stanąć nie tylko w gabinecie prezesa lub w sekretariacie, ale także w pomieszczeniach dyrektorów, kierowników, kadr oraz księgowości, czyli wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z danymi osobowymi, umowami, kontraktami oraz rachunkami i fakturami.
Inną kwestią jest posiadanie oddzielnego archiwum. Jeśli firma lub instytucja działa już prężnie, a przez jej ręce przechodzi wiele dokumentów każdego dnia, warto rozważyć stworzenie osobnego pomieszczenia. Archiwum powinno być pokojem zamykanym, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnieni pracownicy. Mogą w nim stanąć regały lub zamykane szafki, co zapewni większe bezpieczeństwo.
Jak przechowywać dokumenty?
W zależności od liczby i typu dokumentów, można przechowywać je na kilka sposobów. Przede wszystkim mogą być to teczki, obejmujące np. całe zagadnienie, stojące pionowo na regałowej półce. Wiele firm ceni sobie także segregatory, w których dokumenty grupowane są miesiącami, kwartałami lub rocznikami. Jeśli jednak zdecydujesz się na szafkę na dokumenty z szufladami, w tym przypadku bardzo cenione są cienkie teczki, układane alfabetycznie.