Jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF?

Uprawnienia do KSeF

Pamiętajmy o tym, że uprawnienia KSeF odnoszą się do przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów w zakresie korzystania z tego systemu. Dzięki temu wiemy, że uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

• Wystawiania/dostępu do faktur strukturalnych
• Zmiany, nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu
• Wystawiania faktur w ramach tzw. samofakturowania

Przysługują one nie tylko podatnikom, lecz także mogą odnosić się do wskazanej osoby fizycznej, np. pracownika. Prawidłowe nadawanie uprawnień w KSeF może bazować na trzech modelach uprawnień - standardowym, dla JST i samofakturowania. W tym pierwszym przypadku podatnik ma możliwość nadania dwóch rodzajów uprawnień do korzystania z KSeF, a mianowicie uprawnień bezpośrednich (np. zatrudnionej osobie w firmie) oraz pośrednich (innym podmiotom, np. pracownikom biura rachunkowego). Co ciekawe, nadawanie uprawnień lub ich odbierania może opierać się na papierowej formie poprzez formularz ZAW-FA. Jest to przewidziane jedynie dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się elektronicznie, czyli nie posiadają profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub unikalnego wygenerowanego tokenu przez KSeF. Wyjaśnienia MF w tym temacie wskazują, że podatnik niebędący osobą fizyczną i posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur na podstawie uprawnień właścicielskim, bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym. 

KSeF w biurze rachunkowym

Spore znaczenie dla wielu przedsiębiorców ma z pewnością KSeF w biurze rachunkowym. System ten pozwala wystawiać i pobierać faktury kosztowe z platformy rządowej, a proces korzystania z niego wygląda tak:

• Przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie do fakturowania (np. wFirma)
• Wysyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur, tak aby została uznana za wystawiony dokument
• Nabywca pobiera ją ze swojego konta w KSeF u księguje w ewidencjo=ach księgowych firmy

Jakie są zatem obowiązki biura rachunkowego w tej sytuacji? Jak widzimy, proces fakturowania leży po stronie przedsiębiorcy, jednak to biuro rachunkowe musi zadbać o to, aby system posiadał integrację z KSeF. Dodatkowo biuro musi zapoznać się z zasadami pobierania kosztowych faktur z KSeF i występuje w roli podatnika wystawiającego faktury. Osoby odpowiadające za tworzenie faktur z zakresu usług księgowych powinny zatem znać proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur! Od kiedy stanie się on obowiązkowy w firmach? Początkowo miał wejść w życie w 2023 roku, a potem w 2024 roku. Ostatecznie jednak KSeF stanie się koniecznością od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów z obrotami powyżej 200 mln złotych na rok, od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich podmiotów i od 1 stycznia 2027 dla podmiotów z łączną wartością sprzedaży do 10 tysięcy złotych brutto na miesiąc. 

W ustawie o VAT wskazane zostały trzy pojęcia dotyczące fakturowania, a mianowicie: faktura, faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana. Ta pierwsza jest dokumentem w formie papierowej lub elektronicznej z danymi wymaganymi ustawą i przepisami. Ta druga natomiast jest fakturą w formie elektronicznej, która wystawiona została i otrzymana w elektronicznym formacie. Poprzez fakturę strukturalną rozumiemy fakturę wystawioną z użyciem KSeF wraz z numerem identyfikującym ten dokument w systemie. Warto zauważyć, że polscy podatnicy od 2022 roku mają możliwość wystawiania faktur strukturalnych z zastosowaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub przy użyciu komercyjnych programów zintegrowanych z KSeF (np. wFirrma i wFirma dla biur rachunkowych).