System KSeF - od kiedy stanie się obowiązkiem przedsiębiorców?

System KSeF

Co to jest system KSeF? Najłatwiej mówiąc, jest to system komputerowy, pozwalający generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane. Krajowy Syystem e-Faktur ma na celu przekierować faktury do jednego, centralnego miejsca. Dzięki temu systemy fakturowania i księgowości łączą się z KSeF, tak aby uzyskać jeszcze większą wygodę. Nie zapominajmy o możliwości odbieranie faktur przez systemy księgowe, które już przeszły przez system KSeF. Aby zabezpieczyć dostęp do danych, zastosowano funkcję zarządzania uprawnieniami. Więcej informacji na ten temat znajdziemy na portalu Poradnik Przedsiębiorcy. 

Od kiedy KSeF stanie się obowiązkiem przedsiębiorców? Od 2022 można dobrowolnie przystąpić do systemu, jednakże termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF jest już znany. Czynni podatnicy VAT będą z niego korzystać od 1 lipca 2024 roku, a podatnicy zwolnieni z VAT od 1 stycznia 2025 roku. To oznacza, że warto już teraz zapoznać się z Krajowym Systemem e-Faktur!

Jak działa KSeF?

Jak działa Krajowy System e-Faktur? Faktem jest, że pozwala on wystawiać faktury strukturalne w formacie XML poprzez zintegrowane oprogramowanie finansowo-księgowe. Dodatkowo system sprawdza zgodność dokumentu ze standardem i nadaje mu numer. Wystawca z kolei otrzymuje UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, a odbiorca faktury korzysta z niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie danych dotyczących dokumentu (jest to tak zwany dostęp anonimowy).

Bardzo ważne jest to, że otrzymywanie faktur elektronicznych strukturalnych wymaga zgody odbiorcy faktury. Można to zrobić mailowo lub akceptując regulamin fakturowania dostawcy. Jeśli nie ma takiej akceptacji, wystawcy mogą nadal korzystać z KSeF, jednakże powinni udostępnić dokumentację drugiej stronie w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo). Nie bez znaczenia jest to, że nawet gdy nie chcemy otrzymywać faktur w KSeF, możemy zgodzić się na otrzymywanie elektronicznych dokumentów. 

Ogólnopolska platforma teleinformatyczna

Wiemy już, że KSeF to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna, która zapewnia wygodne wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur strukturalnych. Co ciekawe, podobną opcję wprowadziło Ministerstwo Finansów na bazie PEF (platformy elektronicznego fakturowania). Służy ona do wymiany faktur ustrukturyzowanych w obrocie z budżetowymi instytucjami. Pamiętajmy jednak o tym, że KSeF i PEF to dwa różnorodne rozwiązania!

Krajowy System e-Faktur pozwala nie tylko przesyłać, odbierać i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jakie jeszcze funkcjonalności warto doceniać? Na uznanie zasługuje także weryfikacja zgodności z wzorem faktury, oznaczanie numerem identyfikującym, czy też przechowywanie faktur. Poza tym system posłuży nam do kontrolowania i analizowania faktur strukturalnych. W razie potrzeby wysyłane są komunikaty odnośnie odrzucenia, wystawienia lub braku możliwości wystawienia elektronicznej faktury strukturalnej. Na szczęście obsługa tego systemu jest bardzo łatwa, dlatego każdy sobie poradzi z tym zadaniem. Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześniej zapoznać się z wszelkimi kwestiami, które dotyczą Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu będą lepiej przygotowani na konieczność obowiązkowego użytkowania KSeF. 

Podsumowując, warto podkreślić, że Krajowy System e-Faktur obecnie jest dobrowolnym narzędziem dla przedsiębiorców. Jednakże już od połowy 2024 podatnicy VAT będą musieli wdrożyć takie narzędzie w swojej firmie. W tym celu warto skorzystać z profesjonalnej pomocy specjalistów, którzy znają się na takim systemie komputerowym.